Allgemeines
Bitte beachten Sie, vor allem beim Teilen mit Dritten, Sicherheitsrisiken. Stellen Sie sich grundsätzlich die Frage, ob der Dateiinhaber/ Verfügungsberechtigte mit dem Teilen der Datei einverstanden ist. Enthält die Datei sensible Informationen, die zugänglich sein sollen. Im Falle der Ordnerfreigabe ist zu prüfen, ob die Person Zugriff auf alle Dateien in dem Ordner bekommen soll.
Laufwerk
Rein internes Teilen zwischen MA oder Abteilungen
zu beachten:
Um Zugang zu den Dateien auf dem Laufwerk zu haben, muss das Gerät im Gotion Netzwerk sein. Sofern man sich nicht im Werk befindet ist zum Zugriff der VPN anzuschalten. Ein Zugriff über Handys auf die Datei ist nicht möglich.
One Drive
Grundsätzliches
Kann nur mit ausgewählten Externen Firmen geteilt werden, neue Firmen müssen bei der IT beantragt werden.
Nextcloud
Kann nur nach Freigabe über das Ticketsystem genutzt werden, siehe Artikel hier: Zugang zur Nextcloud | Teilen von Dateien mit Dritten
Ermöglicht das uneingeschränkte Teilen an Externe unabhängig von Microsoft und anderen Zugängen.
Links laufen automatisch nach 90 Tagen ab und sind per Passwort geschützt. Zum verteilen der Passwörter empfehlen wir unser One Time Secret tool: secret.gotion-europe.com
Teams
Kann mit ausgewählten Externen geteilt und kollaboriert werden.
Zugänge müssen Quartalsweise überprüft werden, bei nicht Beachtungen verlieren Externe automatisch den Zugang.